Implementación de la factura electrónica en las empresas

Al igual que en otros países de la región latinoamericana, el Perú ya ingresó también al uso de la factura electrónica, no solo impulsado y alineado en los acuerdos que se vienen dando con los planes de integración de los países que conforman el APEC, sino también por ser visto como un ahorro en los procesos de emisión en los comprobantes de pago y sus controles tributarios.

Por ello la Sunat, con la publicación de la Resolución Nº 188-2010/Sunat, aprobó el Sistema de Emisión Electrónica Sunat Operaciones en Línea, como mecanismo desarrollado para la emisión de comprobantes de pago y documentos relacionados directa o indirectamente con éstos, así como la generación de libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios, estando vigente a partir del pasado 19 de Julio del 2010.

Si bien esta resolución faculta, de manera optativa, a las Mype, específicamente las que facturen menos de 1,700 UIT al año (S/. 6’120,000) a optar por este sistema, es la antesala del uso de la factura electrónica por parte de las empresas grandes y medianas.

En primer lugar, las consideraciones que deben tener dichas empresas es que el proceso interno de la facturación no cambia, y, por el contrario, si se preparan adecuadamente para su relación de intercambio de dichos documentos vía electrónica con sus clientes y proveedores les puede traer grandes beneficios y estos pueden darse tanto en la emisión como en la recepción de las facturas electrónicas.

Entre ellos están los ahorros no solo en el menor manejo del papel sino en la automatización del proceso, menor tiempo, recursos y dinero, como, por ejemplo, en el registro contable y en la distribución de los comprobantes de pago de manera electrónica.

Para implementar el uso de facturas electrónicas en las grandes y medianas empresas se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones al momento de decidir por este sistema:

1. Si se opta por emitir facturas electrónicas, su afiliación es definitiva por lo que una vez realizada no procederá la desafiliación.
2. La afiliación al sistema le va permitir emitir facturas, notas de crédito y débito electrónicas, pero exige llevar el registro de ventas electrónico.
3. El contribuyente afiliado al sistema podrá realizar el pago de sus tributos hasta la fecha de vencimiento establecida para los buenos contribuyentes.
4. El contribuyente afiliado al sistema electrónico podrá emitir al mismo tiempo facturas, notas de crédito y débito en formatos físicos.
5. La factura electrónica se considerará otorgada al momento de su emisión.
6. El sujeto que recibe la factura electrónica, podrá rechazarla hasta el noveno día hábil del mes siguiente de su emisión, posterior a esta fecha se dará por válida.
7. El emisor electrónico debe conservar en formato digital el registro de ventas electrónico.
8. Tanto el emisor como el adquirente o usuario electrónico, deben descargar las facturas y notas de débito y crédito electrónicas del sistema y conservarlas en formato digital.
9. Las facturas electrónicas también podrán ser emitidas para las exportaciones.
10. Al afiliarse a la emisión de la factura electrónica, la empresa tiene la obligación de llevar el Registro de Ventas e Ingresos de manera electrónica correspondiente a los comprobantes de pago, a las notas de crédito y de débito emitidos en formatos impresos y/o importados por imprentas autorizadas o por máquinas registradoras.
11. La afiliación a la factura electrónica no excluye la emisión de facturas ni de notas de crédito y de débito en formatos impresos y/o importados por imprentas autorizadas, sea que ésta se hubiera autorizado con anterioridad a la referida afiliación o se tramite con posterioridad a ésta.
12. La emisión de las facturas electrónicas deben ajustarse a los formatos establecidos por la Sunat.
13. La Sunat debe recibir vía electrónica las facturas emitidas. El envío a la Sunat puede ser realizado en lote, o al final del día.
14. Para asegurar la autenticación del documento, identidad del usuario e integridad de la información, la Sunat indicará que medio de seguridad o validación será necesario. Entre los procedimientos que está evaluando está la firma digital.

Por otro lado, para lograr al máximo los beneficios del uso de la factura electrónica, damos las siguientes recomendaciones:

1. Grandes y medianas empresas como “emisores” de facturas electrónicas:

1. Clasifiquen a su cartera de clientes por cantidad de facturas emitidas por cada cliente. Como emisores de gran cantidad de comprobantes de pago y a innumerables clientes, es importante realizar una clasificación de acuerdo con la Ley de Pareto y segmentar por volumen de transacciones para priorizar las acciones, difusión y como pueden recepcionar las facturas electrónicas sus respectivos clientes. 
2. Si son personas naturales, desarrollar una campaña para que puedan recibir sus facturas electrónicas vía correo electrónico o vía portal web. 
3. Si son personas jurídicas, realicen adicionalmente a la clasificación, una segmentación por tamaño de empresa y si es que tienen un sistema de gestión o ERP, para que puedan recibir las facturas electrónicas por diferentes medios:
   • Vía impreso 
   • Vía correo electrónico 
   • Vía Portal Web 
   • Vía integración a su sistema ERP 
4. El sistema de emisión de la factura electrónica debe tener una retroalimentación, en donde reciba la conformidad de recepción de la factura electrónica por parte de sus clientes.
5. Considerar que así como pueden tener una imprenta autorizada por la Sunat para que emita el formulario, y a una empresa de mensajería o courier para la distribución de las facturas típicas impresas, también habrán empresas de servicios –nombrados por la entidad tributaria como Proveedores de Servicios de Emisión Electrónica (PSE)– que les facilite todo este proceso electrónico tanto de emisión como de distribución.

2. Grandes y medianas empresas como “receptores” de facturas electrónicas:

1. Clasifiquen a sus proveedores por la cantidad de comprobantes que ellos les emiten.
2. Identificar de esta clasificación de proveedores, quienes tienen un sistema de gestión o ERP, y quienes tienen una facturación manual.
3. Mostrar las ventajas y bondades, a estos proveedores, si emiten sus Facturas electrónicas y las envíen de manera electrónica. Entre las ventajas a mencionar está la confirmación de la recepción, así como la aceptación o no en línea.

Cabe mencionar que el uso de la factura electrónica traerá otros beneficios como poder canalizar dichos documentos a los sistemas de factoring electrónico de las diversas entidades financieras, por lo que permitirá a muchas empresas financiarse bajo esta modalidad, incluso puede empalmar con los alcances de la Ley de Factoring.