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Criterios de Exito para la Selección de una Solucion WMS

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Elaborado por: Eduardo Huerta-Mercado Herrera MSc, MBA, CSCM

La decisión de implementar un WMS - Warehouse Management System, representa un paso natural en la búsqueda de la excelencia de las operaciones de Almacenaje y Distribución de las empresas. Sin embargo, en muchos casos existe desalineamiento entre los objetivos que una empresa busca satisfacer y los que la solución puede realmente brindar. Ni se diga de las definiciones de políticas, infraestructura, procesos, equipos, recursos humanos, tecnología, etc.

A continuación se discuten cuatro criterios básicos que se deben tener cuenta en un proceso de evaluación y selección de un WMS.

1. Modelo de Negocio, Vertical Industrial y Modelo de Procesos

Dependiendo del Modelo de Negocio de la empresa existen diferencias muy importantes al implementar un WMS. Por ejemplo, en el caso de una empresa manufacturera, se deben tomar en cuenta la integración con los procesos de producción. Por otro lado, en el caso de una empresa Distribuidora, la integración con la logística de entrada es clave. En ambos casos, la empresa es dueña del inventario. Si se trata de Operadores Logísticos, el dueño del inventario es el cliente y existen nuevos actores en la cadena de suministros como el “cliente del cliente” que deben ser gestionados por la Solución. Es más, al brindar un servicio, el Operador es mucho más vulnerable y está sujeto a penalidades e inclusive la pérdida del cliente.   Por otro lado, respecto de las diferentes verticales de negocio, existen importantes diferencias en la gestión de los procesos dependiendo de cada una de ellas. Por ejemplo, el sector farmaceútico requiere un estricto control de lotes y modalidades de “picking” “pick-pack”. En el caso del sector de alimentos de consumo masivo, el control es FEFO  y el “picking” es típicamente “consolidado por camión”.  

Cabe destacar que los diferentes WMS del mercado no soportan con la misma efectividad los escenarios mencionados.  Por ejemplo, algunos de ellos se adaptan bien a los modelos de negocio de manufactura y distribuidoras como extensión de un  ERP, pues dichos negocios no varían su funcionalidad en el tiempo. Es decir, una vez implementada y estabilizada la Solución, que quizá haya requerido múltiples personalizaciones, al no variar el modelo de negocio, tampoco varía la Solución.

Asimismo, resulta fundamental documentar el Modelo de Procesos y los Casos de Uso que se requieren automatizar con la Solución, al mínimo nivel de detalle, y asegurar que la Casa de Software se comprometa formalmente con soportarlos. Para ello es necesario ejecutar varias rondas de análisis, demostraciones del producto, casos de prueba, etc., de tal manera de asegurar que el proveedor comprenda la naturaleza del requerimiento y demuestre como lo va a atender con las configuraciones o desarrollos de la herramienta. De ninguna manera se debe hacer una evaluación solamente en base a “checklists”, “demos” enlatados o presentaciones de diapositivas.

2. Soluciones de Clase Mundial vrs Soluciones Medianas o Pequeñas

Existen un conjunto de soluciones reconocidas a nivel mundial, tanto por la cantidad de clientes que las tienen implementadas como por la funcionalidad y versatilidad que poseen. En ese sentido, el informe de “Cuadrante Mágico de Gartner para Soluciones WMS” resulta una buena guía de inicio. Sin embargo cabe destacar ciertas consideraciones:

  • Dicho informe no diferencia soluciones para empresas que son dueñas del inventario, como Manufactureras o Comercializadoras, de los Operadores Logísticos. Tan es así que buena parte de las soluciones representadas no pueden soportar este último modelo de negocio.
  • Las soluciones mencionadas están desarrolladas para soportar el mercado de USA y Europa principalmente. Es decir, en muchos casos deben “tropicalizarse” para poder adaptarse a la realidad local. Por ejemplo, los requerimientos de la SUNAT, el bajo costo de la mano de obra, la informalidad del transporte, etc., son paradigmas que requieren desarrollos adicionales.
  • Existen Casas de SW que poseen múltiples soluciones. Por ejemplo, el líder del mercado tiene 3 versiones, una sobre AS-400, otra sobre Unix y la tercera sobre Windows. Las tres soluciones son diferentes y no poseen la misma funcionalidad ni robustez. Otra importante casa de SW que disponía de 2 Soluciones adquirió recientemente un competidor mediano de plataforma más moderna y lo ha incorporó como parte de su oferta, pero en realidad se trata de un producto muy diferente.
  • Se debe tener en cuenta si la Casa de Software implementará directamente la solución o si lo hará a través de un “partner” regional o local. En este último caso el riesgo es mayor pues no necesariamente el personal del “partner” es experto en la solución.
  • En cuanto al soporte, es indispensable asegurar un  alto nivel de servicio, por lo que se deberá priorizar el soporte local en idioma español, ya sea en horario de oficina o 24 x 7 dependiendo del volumen de operaciones.

En el caso de soluciones medianas o pequeñas, regionales o locales, el problema se relaciona con asegurar la Continuidad del Negocio, pues dichas Casas de SW y /o sus “partners” pueden ser adquiridas o liquidadas dejando a sus clientes desamparados.

3. Plataforma Tecnológica

Los componentes fundamentales de la Plataforma Tecnológica necesaria para implementar un WMS son:

  • Plataforma de Hardware y Comunicaciones:  AS 400, Intel, etc
  • Sistema Operativo: Linux, Windows, Unix, etc
  • Base de Datos: Oracle, SQL, DB2, MySQl, etc
  • Servidor de Aplicaciones: IBM Websphere, Oracle, etc
  • Solución WMS: desarrolladas sobre lenguaje C, .net, Java, etc.

Las Soluciones WMS existentes en muchos casos son dependientes de la plataforma. Por ejemplo los líderes del mercado mundial tienen productos desarrollados que corren exclusivamente sobre AS-400, tecnología desarrollada hace más de 20 años.  Las soluciones más modernas al estar desarrolladas con protocolos SOA - Service Oriented Architecture, son independientes de la plataforma, lo cual les brinda máxima flexibilidad y adaptabilidad. Sin embargo, pueden requerir mayor soporte, por lo que es fundamental asegurar que la casa de software haya seguido estándares muy estrictos en el desarrollo para minimizar los “bugs” que pueda presentar el sistema.

En lo que respecta al ambiente donde se despliega la Solución, existen tres posibilidades (*):

  • “On Premise”, donde el cliente adquiere todos los componentes de la Plataforma y los instala y administra en sus propias Instalaciones, conjuntamente con la Solución WMS.
  • “Hosting”, en la cual un proveedor de tecnología despliega los componentes necesarios de la Plataforma en su Data Center y los administra. Sin embargo resulta crítico definir quien será el responsable de administrar la Solución WMS y la Base de Datos.
  • “Cloud”, donde la Casa de Software ofrece la Instalación y Administración, tanto de la Plataforma como de la Solución WMS y su Base de Datos. Para ello recurre a la contratación de Servicios de “Hosting” de terceros con los cuales mantiene estrictos Niveles de Servicio.

4. Casos de Éxito y Referencias de Clientes

En muchos casos la naturaleza de las operaciones logísticas requiere de soluciones de alta disponibilidad, como por ejemplo en el caso de Centros de Distribución que trabajan 24 x 7 para el sector de Consumo Masivo y “Retail”. Es así que se debe asegurar que la solución implementada presente una gran estabilidad y confiabilidad a altos volúmenes de transacciones, y que la respuesta de la casa de software, tanto durante el proyecto de implementación, como las fases de salida en vivo y estabilización demuestra un alto sentido de responsabilidad y compromiso con el cliente, más aún si se trata de un Operador Logístico.

Por lo tanto resulta fundamental como parte del proceso de evaluación conocer los casos de éxito reales en operaciones similares, conversando directamente con los responsables de las operaciones para conocer sus experiencias, principalmente respecto del compromiso y voluntad de servicio demostradas por la Casa de Software.

(*) En nuestro próximo blog exploraremos con mayor profundidad este tema

 

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