La factura electrónica y la logística

El Perú se apresta a ingresar a la etapa de los comprobantes de pago electrónicos. Facturas y boletas de venta serán el puntal masivo de esta experiencia. La institución que lleva adelante este proyecto es  la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (Sunat). La entrada en vigencia de esta nueva modalidad de facturación se ha calculado para el segundo semestre del presente año. Al comienzo será opcional. Su obligatoriedad regirá cuando sus estándares se hayan generalizado.

Pero, ¿qué es una factura electrónica? Según los técnicos de GS1, una factura electrónica es la versión digital de las facturas tradicionales con soporte en papel. Las vías a través de las cuales circularán son los medios electrónicos o digitales. Probablemente el más expeditivo sea el correo electrónico. Su uso permitirá eliminar los problemas de envío por mensajería, lo que a la vez dará lugar a un importante ahorro para los contribuyentes que ya no gastarán en la impresión de facturas y boletas, ni en su almacenaje. Toda esa documentación se archivará en adelante en un ambiente virtual.

La factura electrónica tendrá la misma validez y efectos que la tradicional factura impresa. Es decir, servirá para sustentar una transacción comercial entre un comprador y un vendedor, utilizar el crédito fiscal, comprometer la entrega de un bien o servicio, y registrar el pago correspondiente. Pero algo más, sus características le permitirán garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su validez legal. Esta garantía no es siempre total con la factura en soporte de papel.

Soporte logístico

En cuanto a los beneficios del uso de la factura electrónica, la lista es extensa, tanto para el emisor como para el receptor. De hecho, mejorará y generará ahorros sustanciales en la cadena de suministro de las empresas. Por esto, según la experiencia de los países donde existe, se le considera un soporte logístico para la organización. Permite –por ejemplo– agilizar los procesos de las áreas de servicio al cliente y de cobranzas. Se reducen los tiempos de la gestión y se consigue mayor eficiencia. Representa mayor seguridad y control sobre posibles errores.

Otro importante beneficio es el ahorro económico. Elimina los gastos de papel, impresión, sellos, envío, etc.

En otro plano, el uso de facturas electrónicas redunda en beneficio para el medio ambiente. Al no usar ya papel, se evita no solo la tala de árboles, sino que también se ahorra una importante cantidad de agua que exige el proceso de transformación de esa madera en papel.

La Factura Electrónica no está aislada

Proyecto piloto

En el Perú los esfuerzos por implementar la factura electrónica llevan más de una década. La actual gestión de la Sunat está decidida a concretarla. La experiencia de otros países indica que su vigencia contribuirá a reducir el margen de los evasores de impuestos y de la corrupción pública, puesto que permitirá un control más eficaz del pago del Impuesto General a las Ventas (IGV) y mayor transparencia en los gastos del Estado.

El pasado 7 de junio, la Sunat y GS1 Perú anunciaron que trabajarán en la estandarización de la información contenida en la factura electrónica, en sus aspectos comercial y logístico. Para el caso organizarán tres grupos de trabajo: Grupo Consumo Masivo, Grupo Comercio Exterior y Grupo Servicios. Esperan contar con la participación de las empresas más representativas de cada uno de estos sectores.

La tarea primordial de estos grupos consistirá en estandarizar mediante addendas la información contenida en la factura en sus aspectos comercial y logístico. De esta manera se quiere evitar que cada empresa pueda incluir por su parte información adicional en dicho documento según los intereses de su actividad, tal como ha ocurrido en otros países con resultados negativos.

Mary Wong, gerente general adjunta de GS1 Perú, explicó que ésta es una organización sin fines de lucro que administra, promueve e implementa estándares globales, abiertos y multisectoriales en la cadena de suministro y demanda. Asimismo, desarrolla la eficiencia y las relaciones de colaboración entre sus socios de negocios.

También se presenta como un canal de transferencia de tecnología, innovación, conocimiento en las áreas de logística, cadena de suministro y demanda. Promueve el desarrollo y la transferencia de conocimientos en el código electrónico del producto RFID (Radio Frecuency Identification), dijo.

Y añadió que GS1, cuya sede está en Bruselas y tiene presencia en 114 países, también opera como Secretaria Técnica de ISO Perú del Indecopi, y desde fines del 2006 está acreditada por el Ministerio de la Producción como Centro de Innovación Tecnológica en Logística (CITE).

Wong señaló que el primer formato de factura electrónica en el Perú se hizo hace 10 años. “Lo trabajamos conjuntamente con los representantes de la Sunat, pero esto también ha cambiado puesto que los estándares han evolucionado en el tiempo”, dijo.

Resaltó que lo importante en esta tarea de implementación de la factura electrónica es que el Perú se vale y se apoya en las experiencias de otros países de la región, como Brasil, México y Chile, donde el proceso absolvió aciertos, errores y vacíos en la tarea del uso de ese documento.

“Es importante mencionar que todos los esfuerzos que hace GS1 en esta tarea de implementar la factura electrónica en el Perú están relacionados con los formatos estandarizados de comercio electrónico. Como secretaría técnica del Indecopi los elevamos a normas técnicas peruanas. Esto significa que los esfuerzos que se hagan dentro de GS1 Perú van a estar soportados como una norma a nivel del país, lo cual es muy importante”, dijo.