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Entrevista

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Facturación electrónica: “La tecnología más allá de costos da muchos más beneficios”

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En los últimos años el comercio electrónico ha tenido fuerte impulso en nuestro país, situación que obliga a las empresas a ser más eficientes con sus proveedores, más ágiles en sus entregas y más visibles en su cadena de suministro. Adrián Meza, experto en el tema, nos habla del papel que cumple la facturación electrónica en ahorro de costes y reducción de tiempo de gestión. Además nos adelanta que hay formas de ser más eficientes con la Sunat automatizando hasta la contabilidad.

Licenciado en administración y negocios internacionales, especialista en tecnología, Adrián Meza Lévano es gerente general de M & M Consultores Informáticos, y el expositor del tema “Factura electrónica, papel que juega la tecnología para minimizar esfuerzos en la cadena de suministro” en el taller que organizó, el 13 de enero, Apebit (Asociación Peruana de BPO, KPO & ITO) agremiación sin fines de lucro cuyo objetivo es emprender acciones que busquen el fortalecimiento y desarrollo competitivo de  la industria Peruana. Gs1 Perú

¿Cómo están respondiendo las empresas al proceso de facturación electrónica dispuesto por la Sunat?

Algunas empresas al comienzo se resisten al cambio por dos motivos, porque no tienen experiencia en tecnología o sienten temor a la Sunat. Pero después son conscientes que si no van a la par con la tecnología, los negocios se quedan atrás y pierden. La tecnología más allá de costos te da mucho más beneficios.

¿Qué dice la norma en cuanto a la implementación de la factura electrónica?   

La resolución 097-2012 de la Sunat dice que todas las empresas que se encuentran en el régimen tributario general deben adecuarse a la facturación electrónica. La ampliación del plazo de esta norma vence el 30 de junio del presente año. Inicialmente la norma fue aplicables a los PRICOS (Principales Contribuyentes del país), pero ahora es para todos los pertenecientes a ese régimen sin importar su volumen de ventas.

¿Por qué es importante para las empresas pasar del sistema mecánico al electrónico?

Porque la implementación de la facturación electrónica genera una serie de beneficios, por ejemplo ya no tienen que hacer gastos en impresión ni de almacén para guardar las copias de facturas acumulada por meses o años.

¿En qué otros aspectos es beneficiosa?

Lo puedo resumir en cuatro aspectos: a nivel de empresa, suministro, contable y de directorio. Las compañías ya no tienen que utilizar los servicios de imprenta ni de diseño para los formularios. El documento en físico obliga tener varias copias, juntarlas, empastarlas, sellarlas y ubicarlas en un anaquel en forma cronológica. Además, alquilarse un espacio (garajes) para guardar los archivos y un presupuesto adicional para darle seguridad y fumigarlo. Entonces hay un ahorro mensual importante.

En cuanto a suministro, el uso de tickets electrónicos en tiendas sólo demanda hacer uso de una impresora térmica que no hace ruido, no necesita tinta ni cartuchos. Las convencionales obligan a ir a una imprenta autorizada, colocar el papel copia, hacer el llenado manual o comprar facturas con papel copiativo que es caro, hacer uso de impresoras matriciales y guardar las copias. El ahorro en tiempo y costo es de 3 a 1.

¿Y en el aspecto contable y de directorio?

Las empresas que emiten facturación electrónica no tienen que enviar el registro de ventas, ni de compras. Tampoco tienen que enviar el PDT porque la Sunat lo tiene en línea. Basta que genere un documento para que automáticamente lo tenga en su base de datos. Esta eficiencia (ahorro en tiempo) también facilita la comunicación con los altos ejecutivos de la empresa, quienes ahora pueden acceder directamente a todas sus facturaciones. Con información en línea se evita comunicar por separado al directorio y la Sunat.

Durante su exposición ha mencionado el archivo XML, ¿podría explicarnos de qué se trata?

Se llama así por las siglas en inglés de Extensible Markup Language (lenguaje de marcas extensible). Es un lenguaje universal de un archivo tecnológico que la Sunat ofrece para automatizar una serie de procesos contables, lamentablemente nadie lo utiliza para hacer más eficientes sus negocios y minimizar riesgos. Por ejemplo si un proveedor emite una factura yo puedo cargar automáticamente ese documento a mi módulo de cuentas por pagar y también cargar el stock a inventario a través de una interface. Automatizar a través de esos archivos va a ser común porque las empresas van a querer que ese personal que antes se dedicaba a digitalizar ahora realice un trabajo más productivo haciendo análisis y gestión.

¿Con esta implementación tendremos una Sunat más operativa?

Definitivamente el concepto de Sunat va a cambiar. El esquema que se tiene de la institución es que está pendiente a que no cumplas para imponerte una multa. Pues ya no será así porque ahora puede recibir diariamente todos tus comprobantes.

¿Entonces llegó la automatización al organismo recaudador?

La Sunat se prepara para hacer la contabilidad automatizada y la auditoria automatizada. Puede hacer inteligencia de negocio y utilizar una serie de herramientas que le permitirán verificar si la empresa está cumpliendo adecuadamente con sus impuestos. Yo diría que estamos a puertas de automatizar todos los servicios que podamos.

¿Cuál va hacer entonces la labor del contador?

El rol del contador también va a cambiar. La labor de registrar las operaciones de compras y ventas será una práctica mensual, lo que va a permitir ser más certeros con el cálculo de impuestos.

9-02-2017 / GS1 Perú

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