Management: ¿Cómo organizar reuniones de trabajo productivas?

Management: ¿Cómo organizar reuniones de trabajo productivas?

Martes 19 Diciembre, 2017
Las reuniones permiten la colaboración, la creatividad y la innovación, pero la mayoría de las veces son completamente inútiles, según varios estudios.

Las reuniones son el mal de la empresa moderna. Nos encanta alargarlas hasta la saciedad solo para descubrir una y otra vez que son una pérdida de tiempo. Quizás preferimos charlar con nuestros colegas que trabajar, ¿quién no? Pero cuando la celebración continua de reuniones hace que pasemos más horas de la necesaria en el trabajo la cosa empieza a tener menos gracia.

Se han escrito ríos de tinta sobre lo perniciosas que pueden ser las reuniones. Y hay numerosas encuestas que apuntan a su recurrente inutilidad. Un estudio reciente de Microsoft, America Online y Salary.com apunta que el empleado promedio solo trabaja tres días a la semana. El resto del tiempo que se pasa en la oficina se considera un desperdicio, y son las “reuniones improductivas” las que encabezan la lista de tiempo perdido.

Otra investigación, realizada por Industry Week entre 2000 directivos, apunta que un tercio de cualquier reunión no tiene sentido.

Partiendo de la base de que la mayoría de reuniones pueden, sencillamente, eliminarse, es cierto que en ocasiones pueden ser útiles. Como explican los profesores Leslie A. Perlow, Constance Noonan y Eunice Eun en Harvard Business Review, “las reuniones son esenciales para permitir la colaboración, la creatividad y la innovación. A menudo fomentan las relaciones y garantizan un intercambio de información adecuado”. En definitiva, “proporcionan beneficios reales”, pero solo si se siguen una serie de reglas:

1. Ante la duda, no te reúnas. Antes de pensar si es conveniente convocar una reunión piensa realmente para qué sirve. El especialista en liderazgo Ray WIliiams comenta en Psychology Today que las reuniones nunca deben utilizarse para informar de una decisión que ya se ha tomado o plantear un debate sobre algo en lo que en realidad no queremos que haya un debate.

2. Prepara la reunión con antelación. El éxito de una reunión depende del diseño de está. Hay que tener claro qué se quiere tratar y con qué objetivo. Todos los participantes deben conocer con suficiente antelación la existencia de la reunión y su propósito, para que puedan preparar su intervención. Las reuniones improvisadas suelen ser siempre un fracaso, pues se convierten en una charla intrascendente en términos de productividad.

3. Ajústate al horario. Parece una obviedad, pero es el pan nuestro de cada día que las reuniones se retrasen porque falta una persona, lo que hace que todo el mundo pierda el tiempo estando pendiente de cuándo se va a celebrar un encuentro que, a buen seguro, será también una pérdida de tiempo.

4. Limita los asistentes. Convoca a la reunión solo a la gente necesaria para discutir el tema en cuestión. La productividad disminuye de forma proporcional al número de participantes. Tampoco obligues a los trabajadores a asistir a una reunión. Si una persona cree que no es necesario acudir porque no va a aportar nada es evidente que no va a aportar nada.

5. Obliga a escuchar. Con frecuencia las reuniones se convierten en monólogos de ciertas personas, siempre las mismas, que el resto no escucha. Es responsabilidad del anfitrión de la reunión actuar como moderador del debate, medir los tiempos y obligar a los asistentes a estar a lo que están.

6. Valora la utilidad de cada reunión. Al finalizar cada reunión pregunta a los asistentes si creen que ha servido para algo. Quizás te lleves una sorpresa. Si la reunión no ha funcionado diseña la siguiente de otra forma. No repitas dinámicas de reunión que no están funcionando. Y recuerda siempre la regla número uno: ante la duda, no te reúnas.

 

19-12-2017 / GS1 Perú